Το ο Γραφείο Αρχείου, Πρωτοκόλλου, Γραμματειακής Υποστήριξης Συνεδριάσεων Επιτροπής Ερευνών, Προέδρου Επιτροπής Ερευνών & Π.Μ.Ο.Δ.Υ. του Τμήματος Διοικητικής Υποστήριξης Θεσσαλονίκης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος (Δι.Πα.Ε.) έχει έδρα την πανεπιστημιούπολη της Θέρμης. Εξυπηρετεί το κοινό του Ε.Λ.Κ.Ε./Δι.Πα.Ε. σε θέματα αρχείου, πρωτοκόλλου, ενώ εξυπηρετεί ως γραμματεία των συνεδριάσεων της επιτροπής ερευνών.

0
Πρωτόκολλα
0
Βεβαιώσεις
0
Αιτήσεις απασχόλησης προσωπικού
0
Συνεδριάσεις

Έτος Αναφοράς: 2023

Αρμοδιότητες

  • Γραμματειακή Υποστήριξη της λειτουργίας της Διεύθυνσης, του Προέδρου της Ε.Ε., του/της Π.Μ.Ο.Δ.Υ. και της Επιτροπής Ερευνών.

  • Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία της Μ.Ο.Δ.Υ.

  • Σύνταξη διοικητικών εγγράφων και διοικητικών πράξεων.

  • Επικοινωνία και ενημέρωση Επιστημονικών Υπευθύνων έργων και Φορέων Χρηματοδότησης.

  • Παραλαβή, πρωτοκόλληση και διακίνηση γενικής αλληλογραφίας (πέραν των τυποποιημένων εντύπων διαχείρισης έργων/προγραμμάτων).

  • Παρακολούθηση του κεντρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Διεύθυνσης και προώθηση της αλληλογραφίας, δια του Διευθυντή, στις αντίστοιχες Υποδιευθύνσεις και Τμήματα για διεκπεραίωση.

  • Συγκέντρωση θεμάτων, έλεγχος, σύνταξη Ημερήσιας Διάταξης των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε. και αποστολή της στα μέλη της.

  • Σύνταξη και τήρηση του αρχείου των πρακτικών με τις αποφάσεις όλων των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε.

  • Ανάρτηση στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» των εγκεκριμένων συμβάσεων απασχόλησης προσωπικού.

  • Μέριμνα για την ορθή και έγκαιρη εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης.

  • Σύνταξη, έκδοση αποσπασμάτων των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών και ανάρτησή τους στο Πρόγραμμα «Διαύγεια».

  • Σύνταξη, αλληλογραφία και διανομή των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών του Ε.Λ.Κ.Ε.

  • Συνεργασία με το Τμήμα Γραμματείας Συμβουλίου Διοίκησης και Συγκλήτου του Δι.Πα.Ε. για θέματα που αφορούν στον Ε.Λ.Κ.Ε./ Δι.Πα.Ε., σύμφωνα με την ισχύουσα εθνική νομοθεσία.

  • Ενημέρωση – Τήρηση του αρχείου της Μ.Ο.Δ.Υ.

Πηγή: ΦΕΚ 2609/01-05-2024, τ.Β’.

Δείκτες Τμήματος

  • Πρωτόκολλα: 52.571

  • Βεβαιώσεις: 324

  • Αιτήσεις απασχόλησης προσωπικού: 651

  • Νέες καρτέλες “Αποδέκτης – Πρόσωπο” (με πρωτοβουλία ενδιαφερόμενου): 366

  • Νέες καρτέλες “Αποδέκτης – Πρόσωπο” (με εισαγωγή υπαλλήλου): 292

  • Συνεδριάσεις: 290

Πηγή: Πρακτικά Ανασκόπησης Ετήσιας Επιθεώρησης ISO 9001: 2015, Ιούνιος 2024.

Υπηρεσίες Τμήματος

Οι τυποποιημένες  υπηρεσίες του Τμήματος Πληροφοριακών Συστημάτων και Διασφάλισης Ποιότητας του Ε.Λ.Κ.Ε./Δι.Πα.Ε. σύμφωνα με το πρότυπο διαχείρισης ποιότητας ISO 9001: 2015.

Διαχείριση αλληλογραφίας

Αφορά στις ενέργειες που ακολουθούνται από τη Γραμματεία Μ.Ο.Δ.Υ./ Ε.Λ.Κ.Ε. για τη διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας τόσο σε φυσική όσο και σε ηλεκτρονική μορφή.

Εποπτεύει η γραμματεία της Μ.Ο.Δ.Υ. Ε.Λ.Κ.Ε./Δι.Πα.Ε. αν και καταγράφεται ο/η εκάστοτε υπάλληλος που πρωτοκολλεί.

Γραμματειακή υποστήριξη συνεδριάσεων της Επιτροπής Ερευνών

Κάθε συνεδρίαση της Ε.Ε./ Ε.Λ.Κ.Ε. περιλαμβάνει έξι (6) κατηγορίες θεμάτων οι οποίες αποτυπώνονται σε αντίστοιχες καρτέλες του συστήματος resCOM ως εξής:

Για την έγκαιρη σύνταξη ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης, είναι απαραίτητη η ολοκλήρωση της αποστολής εισηγήσεων ως τις 14.00 της προηγούμενης εργάσιμης ημέρας.

Προσωπικό Τμήματος

Ανανιάδου Κυριακή
Ανανιάδου Κυριακή
Μουτουσίδου Ουρανία
Μουτουσίδου Ουρανία